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La sécurité de vos enfants est au cœur de nos engagements. Pour chaque départ, AVEA Séjours déploie une organisation rigoureuse et des dispositifs adaptés afin de garantir des trajets sereins et encadrés, que ce soit en train, en avion, en autocar ou en transports en commun.

 

 

Nos ambassadeurs dans les gares et aéroports

 

Présents dans les grandes gares de provinces et dans les gares/aéroports de Paris, les ambassadeurs AVEA sont en première ligne pour garantir un départ et une arrivée en toute sécurité.

Ils portent un gilet rose fluo AVEA, facilement repérable par les enfants et leurs familles.

 

Avant chaque départ, ils reçoivent un dossier opérationnel détaillé contenant l’ensemble des consignes nécessaires au bon déroulement du convoyage.

Leur mission s’articule autour de trois axes principaux :

 

• Accueil et vérification des effectifs
  Les ambassadeurs assurent la vérification des effectifs des enfants et des encadrants dès leur arrivée en gare. Chaque enfant ou encadrant est minutieusement pointé à l’aide des listes présentes dans le dossier opérationnel.
• Contrôle des départs et des arrivées
  Ils contrôlent systématiquement l’identité des personnes autorisées à récupérer les enfants au retour, afin d’assurer une remise en main propre dans les meilleures conditions.
• Accompagnement jusqu’au train
  Les groupes sont ensuite accompagnés jusqu’aux quais ou aux portiques de sécurité par les ambassadeurs, qui veillent à ce que les enfants soient toujours encadrés par des adultes. Un animateur se place en tête de groupe, un autre en fin de file, afin d’assurer un déplacement fluide et sécurisé à chaque étape du trajet.

 

Un convoyeur avec chaque groupe

Pendant le trajet, les enfants de moins de 14 ans sont systématiquement accompagnés par un convoyeur AVEA.

Aucun transfert ne se fait sans accompagnement : à chaque étape du voyage, un membre de l’équipe AVEA est présent pour encadrer les enfants entre deux points de transport. Par exemple, d’une gare à une autre ou d’un terminal à l’autre dans un aéroport.

 

Les convoyeurs, quant à eux, portent un brassard orange AVEA, bien visible.

Ils veillent à la sécurité du groupe, à la fluidité des déplacements, et au respect des horaires. Comme les ambassadeurs, ils reçoivent avant chaque départ un document de consignes.
 

Les jeunes de plus de 14 ans peuvent voyager seuls, mais uniquement sur le premier tronçon de leur trajet.
Par exemple, Benoît, 15 ans, habite Bordeaux et part en séjour en Espagne. Il prend le train seul jusqu’à Paris, où un convoyeur l’attendra en gare pour l’accompagner sur la suite du parcours, notamment jusqu’à l’aéroport, où ils rejoindront le reste du groupe et l’équipe d’encadrement.
 

 

Une organisation bien encadrée

Avant chaque départ, nos directeurs de colonies et convoyeurs ont accès à une vidéo de formation sur la sécurité dans les autocars :

• Comment évacuer en cas d’urgence,
• Présentation des dispositifs de sécurité à bord,
• Rôle des encadrants pendant le trajet :
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1. Chef de convoi : coordonne l’ensemble,
2. Serre-files : ferment la marche pour ne perdre personne,
3. Rassembleur : guide les enfants vers les bons points de rendez-vous.

 

 

Un suivi en temps réel des trajets

Une ligne téléphonique d'assistance transports dédiée est active pendant toute la durée des départs et retours. Elle est joignable à tout moment, aussi bien par les familles que par les encadrants ou les ambassadeurs, du tout premier départ jusqu’au dernier retour des enfants.

Un outil interne de suivi en temps réel permet de localiser les groupes, de veiller au bon déroulement des trajets et d’informer les familles immédiatement en cas de besoin. Ce suivi est également accessible aux parents depuis leur espace personnel Infovoyage.

 

Un SMS est envoyé aux parents dès que leur enfant est bien arrivé sur son centre.

 

 

Tour de cou et étiquette bagage AVEA

Environ trois semaines avant le départ, sous réserve du règlement intégral du solde, un mail de convocation « KIT VOYAGE » est envoyé aux familles. Ce message précise les lieux, horaires et points de rencontre exacts pour le départ et le retour.

Le kit comprend également un tour de cou personnalisé et une étiquette bagage à découper, disponibles en pages 3 et 4 du courrier.

 

Le tour de cou, à porter durant tout le trajet, contient les coordonnées essentielles du parent référent (adresse postale, numéro de téléphone et nom) ainsi que celles de l'AVEA. De même, l’étiquette bagage comporte ces mêmes informations afin de faciliter l’identification et la restitution des effets personnels de l’enfant en cas de perte.