CGV – AVEA Vacances

Conditions générales de vente

Préambule

AVEA La Poste est une Association Nationale à but non lucratif de Gestion des séjours et centres de Vacances des Enfants et Adolescents de La Poste dont le siège social est situé : 8, rue Brillat Savarin - 75013 PARIS. Association régie par la loi de 1901 - SIREN n°434 743 480 Opérateur de voyages et de séjours agréé n° IM075110139. Garantie financière : La Banque Postale. AVEA La Poste émettrice de sa billetterie : depuis octobre 2013, l’AVEA La Poste est agréée SNCF et IATA (International Air Transport Association).
Les prestations décrites dans cette brochure sont réservées aux enfants âgés de 4 à 17 ans. L’inscription à l’un des séjours présentés dans cette brochure implique la connaissance et l’acceptation des conditions générales de vente ci-après que ce soit pour une inscription par courrier, téléphone ou en ligne sur notre site www.avea-vacances.fr. L’AVEA La Poste ayant un partenariat exclusif avec La Poste, certaines modalités, tarifs, moyens de paiement… ne sont applicables qu’aux postiers, salariés de La Poste.
Est dit « Postier » toute personne travaillant pour La Poste, société mère (hors filiales). De plus, l’AVEA La Poste collabore avec de nombreux Comités d’Entreprise, Collectivités Territoriales et autres structures afin de proposer à leurs salariés des séjours AVEA La Poste. Est dit « Partenaire conventionné », tout comité d’entreprise, collectivité territoriale ou structure ayant signé une convention avec l’AVEA La Poste, comprenant les conditions de collaboration entre les parties. Est dit « Particulier » toute personne dont la situation ne correspond ni à « Postier », ni à « Partenaire conventionné ».

1. Inscription

A. POUR LES POSTIERS

I. Le choix du centre

Les demandes d’inscription doivent être transmises à l’AVEA La Poste. L’ensemble des propositions est fait dans la limite des places disponibles, en tenant compte des contraintes de production et de commercialisation, pouvant entraîner la disparition partielle ou totale, temporaire ou définitive, des places mises en vente.

Handicap : les enfants en situation de handicap (mental et/ou physique) sont accueillis exclusivement dans les centres en gestion AVEA La Poste, dans la mesure où leur handicap peut s’adapter au fonctionnement du séjour, à l’aménagement des locaux et aux compétences de l’équipe pédagogique.

II. Modalités d'inscription

3 possibilités d’inscription : soit en ligne sur le site internet : www.avea-vacances.fr ;
soit par téléphone en contactant un chargé de clientèle au 01 45 65 02 02 (prix d’un appel local depuis un poste fixe) du lundi au vendredi de 9h à 19h (disponibilités aménagées les jours d’ouverture des inscription) ;
soit par courrier en nous retournant un dossier d’inscription complet, au siège de l’AVEA La Poste à Paris, dans la limite des places disponibles ; dossier sans lequel votre demande d’inscription ne peut être prise en compte.

Pour toute inscription, les pièces à fournir (à compléter et envoyer dans les 14 jours qui suivent l’inscription) sont : la copie de l’avis d’imposition de l’année précédente, la copie du bulletin de salaire d’un ou des parent(s) salarié(s) de La Poste, copie du contrat de travail ou attestation du chef d’établissement pour CDI.
Pour que l’inscription puisse être prise en compte, joindre obligatoirement l’acompte par enfant de 50 € ou 70€ pour les familles vivant dans les DOM ou 150€ pour un séjour linguistique. Le solde total du séjour doit être réglé, au plus tard 30 jours avant le départ.

Handicap : pour le confort de votre enfant, merci de prendre contact avec le service dédié au numéro de téléphone : 01 44 54 79 99 (prix d’un appel local depuis un poste fixe) ou par e-mail : pascal.laroche@avea.asso.fr.

Toute inscription à un séjour implique obligatoirement que tout autre séjour antérieur soit intégralement réglé, y compris les frais médicaux. Inscription tardive : toute inscription qui serait réalisée 30 jours avant le départ, ne serait effective qu’après règlement de la totalité du séjour en une seule fois.

Réductions

Réduction fratrie : si inscription de 2 à 3 enfants : -5 % sur la facture totale des 2 ou 3 enfants. Dès le 4e enfant : - 10 % sur la facture totale des enfants. Cette réduction viendra en déduction des versements à faire par les parents lors du règlement du solde des frais de séjour.
Offre Bienvenue : pour une première inscription à l'un de nos séjours, vous bénéficiez de 10% de réduction. Cette offre ne s'applique uniquement que dans le cas où la famille ne s'est jamais inscrite à un séjour AVEA La Poste.

Toutes nos réductions (parrainage, offres promotionnelles, offre de bienvenue...) ne sont pas cumulables.

Parrainage
a. Le parrain : est appelé «Parrain » toute famille ayant déjà inscrit une fois l’un de ses enfants à un séjour AVEA La Poste et souhaitant en faire bénéficier un autre enfant.
b. Le filleul : est appelé «Filleul» tout enfant parrainé par une famille et n’ayant jamais été inscrit à un séjour AVEA La Poste.
c. Conditions : le «Parrain» ne peut avoir qu’un filleul par session.
Pour qu’un parrainage soit valide, les deux enfants doivent partir sur la même période. Un filleul ne peut avoir qu’un seul parrain. Une fois le séjour fini, le «Filleul» pourra devenir «Parrain».
d. Inscription : pour pouvoir parrainer, le «Parrain» doit contacter un chargé de clientèle au 01 45 65 02 02 puis renvoyer le bon de parrainage complété au Service Client de l’AVEA La Poste, à Paris.

III. Confirmation d'enregistrement de votre dossier

Dès règlement de l’acompte (50 € par enfant métropolitain / 70 € par enfant des DOM / 150 € pour un séjour linguistique), une confirmation d’inscription vous sera envoyée par mail et comprendra le dossier complet d’inscription à compléter, les informations utiles au séjour de votre enfant, le code d’accès au blog ainsi que le trousseau.

B. POUR LES PARTENAIRES CONVENTIONNES

Se référer à la convention signée entre l’AVEA La Poste et votre structure.

C. POUR LES PARTICULIERS

I. Le choix du centre

Les demandes d’inscription doivent être transmises à AVEA La Poste. L’ensemble des propositions est fait dans la limite des places disponibles, en tenant compte des contraintes de production et de commercialisation, pouvant entraîner la disparition partielle ou totale, temporaire ou définitive, des places mises en vente.

II. Modalités d'inscription

2 possibilités d’inscription : en ligne sur le site internet : www.avea-vacances.fr ou par téléphone en contactant un chargé de clientèle au 01 45 65 02 02 (prix d’un appel local depuis un poste fixe) du lundi au vendredi de 9h à 19h, disponibilités aménagées les jours d’ouverture des inscriptions.

Pour que l’inscription puisse être effective, joindre obligatoirement l’acompte de 150 € par enfant. Le solde total du séjour doit être réglé, au plus tard 30 jours avant le départ.

Inscription tardive : toute inscription qui serait réalisée 30 jours avant le départ, ne serait effective qu’après règlement de la totalité du séjour en une seule fois.

Réductions

Réduction fratrie : si inscription de 2 à 3 enfants : -5 % sur la facture totale des 2 ou 3 enfants. Dès le 4e enfant : - 10 % sur la facture totale des enfants. Cette réduction viendra en déduction des versements à faire par les parents lors du règlement du solde des frais de séjour.
Offre Bienvenue : pour une première inscription à l'un de nos séjours, vous bénéficiez de 10% de réduction. Cette offre ne s'applique uniquement que dans le cas où la famille ne s'est jamais inscrite à un séjour AVEA La Poste.

Toutes nos réductions (parrainage, offres promotionnelles, offre de bienvenue...) ne sont pas cumulables.

III. Confirmation d'enregistrement de votre dossier

Dès règlement de l’acompte (50 € par enfant métropolitain / 70 € par enfant des DOM / 150 € pour un séjour linguistique), une confirmation d’inscription vous sera envoyée par mail et comprendra le dossier complet d’inscription à compléter ainsi que les informations utiles au séjour de votre enfant, le code d’accès au blog ainsi que le trousseau.

2. Modalités d'achat en ligne

En cas d’achat en ligne sur le site internet de l’AVEA La Poste www.avea-vacances.fr, la commande ne sera validée qu’après avoir :

Choisi un ou des séjours et les avoir ajoutés à son panier
Validé son panier
Créé un compte famille si l'internante n'en dispose pas d'un ou mettre à jour ses infos
Fini la procédure d'achat et procédé au paiement de se commande ou au minimum de son acompte après avoir choisi un moyen de règlement
Reçu un mail de confirmation de l'inscription

A. POUR LES POSTIERS

Il est rappelé qu’afin de bénéficier du tarif postier, il est impératif de compléter soigneusement l’onglet « Mes informations financières » et d’envoyer à l’AVEA La Poste les pièces justificatives (ex : avis d’imposition du parent référent, dernier bulletin de salaire du parent référent…). Dans le cas où l’onglet « Mes informations financières » ne serait pas complété, le tarif maximum serait alors appliqué.

B. POUR LES PARTENAIRES CONVENTIONNÉS

Afin de bénéficier de l’offre tarifaire dédiée à sa structure, l’internaute devra, lors de son inscription, s’assurer d’avoir bien choisi son entité. En cas d’erreur lors de la sélection ou d’inexactitude des données après vérification, le tarif public serait alors appliqué.

3. Tarifs

A. POUR LES POSTIERS

Calcul du coût du séjour
Les prix appliqués aux postiers sont à consulter dans le livret tarifs.
La participation des parents est déterminée en fonction du quotient familial.

Calcul du quotient familial
Celui-ci est établi à partir du revenu fiscal de référence et du nombre de parts qui ressortent du ou des avis d’imposition ou qui sont reconstitués en cas de changement de situation.
Quotient familial = revenu fiscal de référence du dernier avis d’imposition sur le revenu / parts. Si vous ne souhaitez pas fournir votre avis d’imposition, il sera appliqué par défaut la tranche de tarification la plus élevée, il en est de même pour les dossiers incomplets.
Les prix indiqués s’entendent toutes taxes comprises (TTC) et sont applicables dès la parution du catalogue ou sur le site internet www.avea-vacances.fr, sous réserve d’erreur d’impression, de frappe ou d’omission. Seuls les prix indiqués lors de l’inscription et figurant par conséquent sur la facture sont fermes et définitifs.

Nos prix comprennent
L’équipe d’encadrement, l’hébergement, les repas, toutes les activités notées au catalogue y compris le matériel utilisé pour chaque activité, le transport aller/retour sauf pour les séjours Easy Colos, le transport devant être assuré par les familles pour se rendre sur le centre.

Ne sont pas inclus dans le tarif
Le transport pour se rendre du domicile au point de rendez- vous et l’argent de poche.
Les prestations non utilisées ne donnent pas lieu à un remboursement.

B. POUR LES PARTENAIRES CONVENTIONNES

Se référer à la convention signée entre l’AVEA La Poste et votre CE.

C. POUR LES PARTICULIERS

Calcul du coût du séjour
Les prix appliqués aux particuliers sont les tarifs dits « Tarif public » présent en bas à droite de chaque séjour. Les prix indiqués s’entendent à toutes taxes comprises (TTC) et sont applicables dès la parution du catalogue ou sur le site internet www.avea-vacances.fr, sous réserve d’erreur d’impression, de frappe ou d’omission. Seuls les prix indiqués sur la facture sont fermes et définitifs.

Ne sont pas inclus dans le tarif
Le transport pour se rendre du domicile au point de rendez- vous et l’argent de poche.
Les prestations non utilisées ne donnent pas lieu à un remboursement.

4. Modalités de paiement

A. POUR LES POSTIERS

Paiements possibles par Carte Bancaire, Prélèvement, Chèque, Virement, ANCV, Bons CAF (sous réserve d’acceptation de la CAF). Les paiements par ANCV doivent obligatoirement être annotés AVEA La Poste et être envoyés par RAR. AVEA La Poste se dégage de toute responsabilité en cas de perte ou de vol.
Les prélèvements et les Bons CAF sont acceptés uniquement pour le paiement du solde de votre commande. Les Bons CAF doivent être envoyés par RAR dans les 14 jours suivants la demande d’inscription accompagnés de votre formulaire* complété. Si vous ne disposez pas encore de vos Bons CAF, merci de nous adresser un chèque de caution du montant des Bons CAF attendus, votre attestation, votre formulaire* et éventuellement un chèque d’appoint.
* Disponible dans nos catalogues sur la page « Comment régler les séjours ? » (ici p.89) et sur notre site internet www.avea-vacances.fr.

NB : En d'annulation d'un séjour réglé en chèques vacances, aucun remboursement ne pourra être effectué, le montant perçu sera proposé sous la forme d'un avoir sur un prochain séjour.

B. POUR LES PARTENAIRES CONVENTIONNES

Se référer à la convention signée entre l’AVEA La Poste et votre CE.

C. POUR LES PARTICULIERS

NB : En d'annulation d'un séjour réglé en chèques vacances, aucun remboursement ne pourra être effectué, le montant perçu sera proposé sous la forme d'un avoir sur un prochain séjour.

5. Rétractation / Annulation

A. POUR LES POSTIERS

I. Du fait de la famille

Si vous deviez vous rétracter, annuler votre réservation, veuillez nous le faire savoir par lettre RAR, le cachet de La Poste servant de référence et de justificatif pour le calcul des frais d’annulation. Une annulation sous 14 jours calendaires à compter de la date d’inscription n’entraîne pas de frais. À compter du 15e jour, sauf en cas de maladie ou force majeure et sur présentation d’un justificatif,
les frais d’annulation et de dossier à acquitter par les familles sont de :

25 % du prix du séjour avec un montant qui ne saurait, en tout état de cause, être inférieur à 50 € (ou 70 € pour les familles vivant dans les DOM ou pour un séjour linguistique), pour une annulation entre le 15e jour post-réservation et 30 jours avant la date de départ.
50 % du prix du séjour avec un montant qui ne saurait, en tout état de cause, être inférieur à 50 € (ou 70 € pour les familles vivant dans les DOM ou pour un séjour linguistique), pour une annulation entre 29 et 15 jours avant la date de départ.
75 % du prix du séjour avec un montant qui ne saurait, en tout état de cause, être inférieur à 50 € (ou 70 € pour les familles vivant dans les DOM ou pour un séjour linguistique), pour une annulation entre 14 et 7 jours avant la date de départ.
100 % du prix du séjour avec un montant qui ne saurait, en tout état de cause, être inférieur à 50 € (ou 70 € pour les familles vivant dans les DOM ou pour un séjour linguistique), pour une annulation à moins de 7 jours avant la date de départ.

L’acompte n’est pas remboursé quel que soit le motif d’annulation : il correspond aux frais de dossier.
Tout séjour écourté ainsi que toute prestation abandonnée volontairement par un participant ou du fait de son renvoi pour mauvaise conduite, entraînent la perception des frais d’annulation à 100 % du prix du séjour écourté ou abandonné.
Le retour en transports au domicile du participant est à la charge des familles sauf dans les cas de rapatriement sanitaire ou décès d’un membre de la famille proche selon les conditions souscrites auprès de la GMF par AVEA La Poste.

II. Du fait de l’AVEA

AVEA La Poste se réserve le droit d’annuler un séjour si le nombre de participants n’est pas suffisant ou d’en modifier le contenu ou les caractéristiques (ateliers, activités, visites, itinéraires…) si des raisons climatiques ou matériel l’y oblige.
Dans tous les cas, nous vous prévenons par téléphone et nous nous efforçons de vous proposer une solution de remplacement. Si pour une raison de force majeure ou d’organisation ou pour des raisons de sécurité (recommandations des autorités, interdiction préfectorale…), l’une des prestations principales du séjour ne pouvait être effectuée ou proposée à l’enfant, il sera proposé d’autres prestations en substitution ou un remboursement intégral des sommes versées par la famille et à titre d’indemnité de résiliation une somme égale à l’indemnité de résiliation que la famille aurait supportée si la résiliation était intervenue de son fait à cette date.

B. POUR LES PARTENAIRES CONVENTIONNES

Se référer à la convention signée entre l’AVEA La Poste et votre CE.

C. POUR LES PARTICULIERS

I. Du fait de la famille

Si vous deviez vous rétracter, annuler votre réservation, veuillez nous le faire savoir par lettre RAR, le cachet de La Poste servant de référence et de justificatif pour le calcul des frais d’annulation.
Une annulation sous 14 jours calendaires à compter de la date d’inscription n’entraîne pas de frais. A compter du 15e jour, sauf en cas de maladie ou force majeure et sur présentation d’un justificatif,
les frais d’annulation et de dossier à acquitter par les familles sont de :

25 % du prix du séjour avec un montant qui ne saurait, en tout état de cause, être inférieur à 150 €, pour une annulation entre le 15e jour post-réservation et 30 jours avant la date de départ.
50 % du prix du séjour avec un montant qui ne saurait, en tout état de cause, être inférieur à 150 €, pour une annulation entre 29 et 15 jours avant la date de départ.
75 % du prix du séjour avec un montant qui ne saurait, en tout état de cause, être inférieur à 150 €, pour une annulation entre 14 et 7 jours avant la date de départ.
100 % du prix du séjour avec un montant qui ne saurait, en tout état de cause, être inférieur à 150 €, pour une annulation à moins de 7 jours avant la date de départ.

II. Du fait de l’AVEA

6. Modification

Aucune modification ne sera possible après la clôture officielle des inscriptions. Les familles sont invitées à contacter un chargé de clientèle au 01 45 65 02 02 pour s’informer des dates officielles, celles-ci peuvent en effet varier d’une zone scolaire à l’autre.

7. Avant le départ

A. DOCUMENTS A FOURNIR

I. Pour les transports

Chaque famille a le devoir de s’assurer que l’AVEA dispose bien des copies de tous les documents nécessaires au voyage de l’enfant.
Ainsi, pour tous séjours en Europe, le dossier enfant doit contenir la photocopie de la carte d’identité nationale ou du passeport en cours de validité de l’enfant, une autorisation de sortie de territoire, ainsi que la carte européenne d’assurance maladie (pensez à la demander au moins 1 mois avant le départ).
Attention ! Lors du jour du départ, l’enfant devra avoir sur lui les documents cités ci-dessus. En cas d’oubli, de perte ou de pièces arrivées à échéance, l’AVEA La Poste ne pourra garantir le départ de l’enfant et le séjour ne pourra être remboursé.
Si votre enfant est âgé de 14 à 17 ans, il sera susceptible de voyager sans accompagnement durant les pré et/ou post-acheminements. Lors de ce temps de voyage, l’enfant n’aura pas de correspondance à faire. Aussi, l’AVEA La Poste vous demande de compléter et de renvoyer une autorisation de voyager seul.

II. Pour les séjours

Pour tous les séjours, il est impératif de fournir à l’AVEA La Poste la fiche sanitaire de chaque enfant inscrit. Sans cette fiche, votre enfant ne pourra pas partir.
De plus, certaines activités nécessitent des documents complémentaires :

Pour toute activité nautique (kayak, catamaran, rafting…), test d’aisance nautique et aquatique (document vierge à télécharger sur le site www.avea-vacances.fr) est impératif. Il est à réaliser à la piscine et à faire valider par un maitre-nageur.
Pour les activités plongée, randonnée palmée, parapente, sports mécaniques (quad, moto…) :
- Autorisation parentale à la pratique de cette/ces activité(s)
Pour les activités plongée, randonnée palmée et parapente :
- Certificat médical de non contre-indication à la pratique de cette/ces activité(s)

B. LA LETTRE DU DIRECTEUR

Environ 15 jours avant le départ, les familles recevront la Lettre du Directeur du centre, dans laquelle est exposé le contenu détaillé du séjour.
Le Directeur peut joindre à cette Lettre un trousseau spécifique, notamment pour certains séjours.

C. CONVOCATION DE DEPART

Vous recevrez, quelques jours avant le départ : Une convocation indiquant le jour, l’heure et le lieu de rassemblement des enfants, pour le départ. Les dates de départ et de retour de séjour seront confirmées par l’AVEA La Poste sur votre compte famille. Formalités lors des retours de séjour : la convocation retour, à défaut une pièce d’identité et une décharge à signer sur place, seront exigées par le personnel de l’AVEA La Poste pour remettre l’enfant aux parents. Pour les adolescents devant regagner seuls leur domicile, une décharge parentale devra être envoyée au relais avant le retour du séjour.

D. LE TROUSSEAU, LES BAGAGES ET L'ETIQUETAGE

TROUSSEAU : il est indispensable que les parents tiennent compte, dans la mesure du possible, de la liste qui leur est adressée avec l’avis d’affectation ou la Lettre du Directeur. Toutes les pièces du trousseau doivent être marquées avec des noms tissés solidement cousus. Les appareils photos de valeur, les jeux électroniques, les portables qui s’égarent ne sont pas couverts par l’assurance.

BAGAGES : le bagage doit être adapté à l’âge et au type de séjour choisi. Pour les enfants, tout particulièrement les petits, une valise à roulettes sera plus maniable. Pour les séjours itinérants, un sac à dos est très fortement recommandé. Dans tous les cas, ne chargez pas trop les bagages. Ils sont transportés aux risques et périls de leur propriétaire. L’AVEA La Poste se décharge de tous frais occasionnés par la surcharge des bagages ou le nombre maximum de bagages non respecté facturés par la compagnie aérienne.

ATTENTION : Poids maximum de 23 kilos pour les vols aériens (selon compagnie aérienne).

ETIQUETAGE : Une étiquette adressée par AVEA La Poste mentionnant les nom, prénom et séjour de votre enfant sera à décoller et à apposer sur le porte étiquette également fourni par AVEA La Poste. Ce porte-étiquette doit être accroché au bagage, dès l’arrivée sur le lieu de départ. Le bagage à main (sac à dos…) doit également porter les coordonnées de votre enfant.

TOUR DE COU : Le tour de cou reçu avec la convocation officielle est obligatoire. Il doit être porté en permanence par l’enfant, de son lieu de départ jusqu’à son arrivée sur le centre.

8. Transports

A. POUR LES POSTIERS ET LES PARTICULIERS

Concernant la responsabilité d’AVEA La Poste, l’association agit en qualité d’intermédiaire entre les familles et les compagnies de transport, les hôteliers et autres prestataires de services. Elle décline toute responsabilité quant aux modifications de programme et de transport dues à des cas de force majeure : mouvement de grève (sauf si préavis déposé longtemps à l’avance), changements d’horaires imposés par les transports ferroviaires, maritimes, aériens ou routiers (sauf si établis de longue date), troubles politiques intervenant dans les pays d’accueil, catastrophes naturelles. L’AVEA La Poste reste l’interlocuteur privilégié des participants.

Prestation Transports : en premier lieu, les parents doivent assurer le transport de leurs enfants de leur domicile jusqu’au point de rendez-vous régional. L’AVEA La Poste assure ensuite le voyage des enfants, jusqu’au centre de vacances. L’AVEA La Poste organise les transports des enfants, depuis certaines villes de France, vers leur centre de vacances. Tout est mis en œuvre pour permettre aux enfants de voyager dans des conditions de sécurité et de confort optimum. L’acheminement de votre enfant en fonction de son âge, du séjour et de la session sélectionnée pourra s’effectuer en autocar, en ferry, en train et/ou en avion, en transports urbains, en taxi/VTC, de nuit pour une meilleure circulation des autocars, sur des axes routiers plus fluides. Les dates de départ et de fin de séjour sont celles figurant sur la Convocation.

Le pré-acheminement national : Pour certains centres, un regroupement est prévu sur un site national (Paris ou Lyon très souvent) :

pour les Enfants de 4 à 13 ans : en fonction de la région d’origine, des pré-acheminements en train, en autocar, voire en avion sont organisés par AVEA La Poste, pour rejoindre le point de rendez-vous national. Vos enfants sont alors confiés à des animateurs ou convoyeurs salariés par AVEA La Poste, qui les accompagnent, depuis le point de départ. La même organisation est mise en place pour le retour.
pour les Adolescents de 14 à 17 ans : un titre de transport sera fourni au jeune pour le déplacement (en train, le plus souvent) qu’il effectuera sans accompagnateur.

Le pré-acheminement régional : les départs sont garantis depuis certaines villes de France. Cependant, un pré et post acheminement depuis les régions, pour rejoindre le lieu de départ régional, pourra être envisagé et pris en charge par AVEA La Poste, uniquement si ce dernier concerne plus de 10 enfants et si l’organisation des transports le permet. En cas de vol ou de perte du titre de transport par votre enfant, AVEA La Poste n’effectuera aucun remboursement. L’achat d’un nouveau titre de transport restera à votre charge. 30 jours avant le départ, la prestation transport sera facturée.

La convocation de départ : elle sera transmise par AVEA La Poste par voie postale quelques jours avant le départ, dès lors que le règlement intégral du séjour aura été effectué et que la fiche sanitaire aura été transmise à AVEA La Poste. Elle contient une convocation Aller/Retour, et un titre de transport aérien ou ferroviaire si le départ est prévu sans accompagnement (uniquement pour les 14 à 17 ans). AVEA La Poste fait appel à des sociétés d’autocars reconnues pour leur sérieux et leur fiabilité, et des compagnies aériennes régulières pour les vols en avion. AVEA La Poste met aussi systématiquement en place une cellule de suivi des transports qui suit sans discontinuité, 24h/24, les transports des enfants, depuis le premier départ, jusqu’à la dernière arrivée.

PAR TÉLÉPHONE

La plateforme d’assistance est joignable 24h/24 uniquement les jours de départs et retours au 01 44 54 79 92. Dès confirmation de l’arrivée de votre enfant sur le centre de vacances par le directeur sur place, un SMS sera envoyé sur le téléphone mobile communiqué par vos soins.

FORMALITÉS

Les formalités mentionnées dans notre catalogue sont celles imposées aux ressortissants français. Pour toute autre nationalité, il est nécessaire de se renseigner soi-même avant l’inscription, auprès de son consulat, des formalités à remplir.

Pour les séjours à l’étranger : les jeunes ressortissants français doivent se munir d’une carte d’identité en cours de validité ou d’un passeport, selon la destination. Tout participant ne possédant pas les pièces d’identité requises ou des pièces d’identité non conformes, se verra refuser l’accès à la frontière par les autorités d’immigration. L’AVEA La Poste ne pourra être tenue pour responsable des conséquences de l’absence ou non-conformité des pièces d’identité. Cette responsabilité est du ressort du participant ou de son responsable légal. Dans le cas de l’organisation par AVEA La Poste d’un retour anticipé ou d’un départ différé (si cela est possible), celui-ci serait à la charge des parents. De même, le séjour manqué par le jeune serait alors considéré comme annulé et générerait les frais inhérents à cette annulation.

B. POUR LES PARTENAIRES CONVENTIONNES

Se référer à la convention signée entre l’AVEA La Poste et votre CE.

C. IMPORTANT

À l’aller, aucun repas n’est prévu par AVEA La Poste, la famille doit couvrir les besoins de l’enfant.

À moins de 60 jours du départ, des frais de modification de 20€ par billet + le différentiel du prix du billet seront facturés à la famille.
Quels que soit la destination et l’âge de l’enfant, il est fortement recommandé de le munir de sa carte d’identité en cours de validité. Les acheminements sont susceptibles d’être modifiés jusqu’à la dernière minute pour des raisons de logistique et de confort. Un retour en avion plutôt qu’en train ou bien via un pays frontalier n’est pas exclu. Dans ce cas, AVEA La Poste vous consultera avant d’entreprendre toute modification.

9. Pendant le séjour

A. PRENDRE DES NOUVELLES DE SON ENFANT

Afin que les parents puissent suivre le bon déroulement du séjour, l’AVEA La Poste met à leur disposition, différents outils gratuits :

Lors des jours de départ, les familles reçoivent un SMS confirmant l’arrivée de l’enfant sur le centre
Pendant tout le séjour, les parents peuvent accéder aux photos, messages et vidéos du séjour via la plateforme de blog ondonnedesnouvelles.com (service extérieur à l’AVEA La Poste).

Afin de garder le contact les enfants peuvent :

Téléphoner à leurs parents avec les téléphones mobiles. Ces derniers sont tolérés pendant les temps calme et de repos mais interdits lors des activités, repas, jeux, veillées et la nuit. Se référer au règlement du Directeur du séjour pour en savoir plus.
Écrire à leurs parents (les animateurs incitent les enfants à envoyer un courrier à leur famille)

B. SUIVI MEDICAL PENDANT LE SEJOUR

Un(e) assistant(e) sanitaire (H/F) suit quotidiennement les enfants, fait prendre les traitements (mettre les médicaments dans la valise, accompagnés de la copie de l’ordonnance. Le nom de votre enfant doit être inscrit sur chaque médicament), soigne les petits bobos, réconforte… En outre, il/ elle fait systématiquement appel à un médecin au moindre doute (fièvre, malaise) et applique le traitement prescrit. Il/elle prévient les familles par téléphone, si le cas est plus sérieux.

Les frais médicaux seront avancés par le centre, leur remboursement vous sera demandé dès le retour de l’enfant. Si l’état de santé de votre enfant le nécessite, un rapatriement sanitaire serait alors envisagé et pris en charge par l’assureur d’AVEA La Poste, en lien avec les parents.

10. Frais médicaux et santé

A. FICHE DE LIAISON ADMINISTRATIVE ET SANITAIRE

La fiche sanitaire de votre enfant vous est adressée avec la confirmation d’inscription. Ce document confidentiel très important doit être rempli avec soin. Après avoir dûment complété et signé cette fiche, vous devez la renvoyer à l’AVEA La Poste dans le délai indiqué, accompagnée de votre règlement. Pour nous permettre d’apporter une attention particulière à votre enfant, merci de mentionner sur la fiche et à nos chargés de clientèle :

les problèmes particuliers de votre enfant (énurésie, hyperactivité…),
régime alimentaire particulier (allergies…),
un suivi médical spécifique
la prise d’un traitement pendant son séjour. Dans ce cas, vous devrez mettre les médicaments dans la valise, accompagnés de la copie de l’ordonnance. Le nom de l’enfant devra être inscrit sur chaque médicament.

Si cela le nécessite, n’hésitez pas à adresser un courrier d’accompagnement explicatif au directeur.

B. IMPORTANT

Si les parents refusent de donner l’autorisation de procéder à une intervention médicale d’urgence ou transfusion sanguine, l’inscription de l’enfant ne pourra être retenue.

Il est obligatoire de nous renseigner sur la fiche sanitaire de l’enfant, un numéro de téléphone d’urgence, permettant de joindre la famille, pendant toute la durée du séjour.
Les fiches sanitaires sont valables une année civile (de Janvier à Décembre). Merci d’en fournir une photocopie à chaque session. Elles ne dispensent toutefois pas des certificats médicaux spécifiques, demandés pour la pratique de certaines activités (Ex. : test nautique et aquatique, aptitude à la pratique du parapente etc.). En cas de changements (déménagement, nouveau numéro de téléphone...), les familles sont invitées à télécharger en ligne un nouveau formulaire de renseignement (www.avea-vacances.fr rubrique Mon Compte) qu’il faudra remplir et nous faire parvenir par mail ou voie postale.
La carte européenne d’assurance maladie est nécessaire pour un déplacement à l’étranger, en Europe.

C. ASSURANCE

AVEA La Poste a souscrit à une assurance responsabilité civile professionnelle auprès de la GMF pour garantir :

tous dommages corporels, matériels et immatériels consécutifs, causés aux enfants placés sous la responsabilité d’AVEA La Poste.
les frais médicaux : variables après remboursements de la Sécurité Sociale et de la Mutuelle.
les objets personnels (bagages, vêtements, etc.) : ne sont pas pris en charge. La perte ou la détérioration des lunettes n’est pas prise en charge sauf en cas d’accidents corporels..

11. Réclamation

Toute réclamation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’adresse suivante :
AVEA La Poste - Service Qualité - 8 rue Brillat Savarin - 75013 PARIS

12. Droit d’image, loi informatique, fichiers et libertés

A. LE DROIT D'IMAGE

Au cours des séjours, les participants pourront être filmés ou photographiés, pour une diffusion sur les supports AVEA La Poste ou de La Poste (site Internet notamment www.avea-vacances.fr ou papier). Lors de l’inscription, les parents autorisent ou non l’utilisation d’image. Si l’encadré n’est pas renseigné, la demande d’inscription est considérée comme incomplète.
Dans tous les cas les participants et leurs parents renoncent par avance à toute forme d’indemnisation.

B. LOI INFORMATIQUE, FICHIERS ET LIBERTE

Les participants ont la possibilité d’exercer leur droit d’accès dans les conditions prévues par la loi n° 78/17 du 16/01/1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Les parents s’engagent à assurer auprès d’AVEA La Poste ou via le site internet www.avea.asso.fr, en tant que de besoin, la mise à jour des données personnelles les concernant. De même, ces données doivent être exactes, complètes et non équivoques.